dinsdag 18 juni 2013

Inzage van archiefstukken bij zomerse temperaturen

Stadsarchief Breda probeert ten alle tijden goed voor haar archiefstukken te zorgen. Daarom zijn alle archiefstukken opgeborgen in het geklimatiseerde archiefdepot. In dit depot heerst een stabiel klimaat: een temperatuur van 18ºC en een relatieve luchtvochtigheid tussen 50% en 55%. Voor de archiefstukken zou het beter zijn om ze constant in het depot te houden.


Echter, archiefmateriaal moet opgevraagd kunnen worden door u als bezoeker van het stadsarchief. Op uw verzoek worden archiefstukken uit het depot gehaald en naar de studiezaal gebracht waar een ander klimaat heerst. Onder normale weersomstandigheden is dit géén probleem, omdat het verschil van temperatuur en luchtvochtigheid tussen depot en studiezaal niet dermate groot is dat er directe schade aan de stukken ontstaat. Weersomstandigheden, met name temperatuur en luchtvochtigheid, worden door de afdeling Materieel Beheer nauwlettend in de gaten gehouden.

Globaal zijn er drie situaties denkbaar waarmee rekening wordt gehouden:

1) Normale weersomstandigheden buiten zorgen binnen niet voor extreem hoge temperatuur en luchtvochtigheid. De kans dat schade aan archiefstukken ontstaat, als direct of indirect gevolg van deze omstandigheden, is niet zo groot. De archiefstukken kunnen zonder problemen uit het depot worden gehaald.  Aan een dergelijke situatie wordt door de afdeling Materieel Beheer een "groene vlag" toegekend

2) Weersomstandigheden buiten waarbij al redelijk hoge temperaturen ( vanaf  26ºC ) bereikt worden. In combinatie met een relatieve luchtvochtigheid van >60% buiten, ontstaat binnen een situatie waarbij de kans op schade aan archiefstukken in verhoogde mate aanwezig is. In dit stadium dient er rekening te worden gehouden met een beperkte raadpleging van archiefstukken. Als het om kwetsbaar materiaal (zoals perkament) gaat, kan het zijn dat raadpleging niet mogelijk is. Aan dergelijke situaties wordt een “ oranje vlag" toegekend.
3) Bij aanhoudende tropische weersomstandigheden buiten worden géén archiefstukken uit het depot van het Stadsarchief Breda gehaald. In dit geval gaat het om een buitentemperatuur van 28.5ºC of hoger waarbij een relatieve vochtigheid van 60% wordt overschreden. Dan wordt het protocol ‘Niet raadplegen van stukken bij tropische weersomstandigheden’ van kracht. De afdeling Materieel Beheer kent aan deze situatie een “rode vlag “ toe.

Bij de balie, op de studiezaal van Stadsarchief Breda, is altijd aan de kleur van een vlag te zien welke situatie zich voordoet.

Bij warme omstandigheden kunt U verzocht worden gebruik te maken van handschoenen. Deze zullen U door het perosneel van de studiezaal in bruikleen worden gegeven.

Met vragen of opmerkingen over behoud en beheer kunt contact opnemen met de afdeling Materieel Beheer. De medewerkers van de studiezaal zullen u hierbij graag helpen.

Namens de afdeling Materieel Beheer,

Marjet Zondag                 Coördinator behoud en beheer
Liv Tubeeckx                   Restaurator
Johan van Elewout         Behoudmedewerker